VODIČ ZA SUDIONIKE U PROGRAMU KONGRESA

OPĆE INFORMACIJE

XVIII svjetski kongres saksofonista je mjesto susreta aktivnih (izvođači, predavači, izlagači i sl.) i pasivnih (posjetitelji, slušatelji) sudionika.

• Aktivno sudjelovanje na XVIII. saksofonističkom kongresu otvoreno je za profesionalce, studente, amatere, izvođače svih glazbenih stilova, od klasike do etno glazbe....
• Dobrodošli su prijedlozi za razne vidove predstavljanja, za nastupe uz simfonijski orkestar, duhački orkestar, komorni gudački orkestar, ansambl suvremene glazbe, za solističke i komorne nastupe, za nastupe većih ansambala, za predavanja, radionice, prezentacije itd.
• Broj prijavljenih programa nije ograničen, a za svaki program potrebno je ispuniti posebnu prijavnicu.
• Umjetnički odbor Kongresa pregledat će sve pristigle prijave i u okviru organizacijskih mogućnosti definirati prostor i vrijeme održavanja pojedinog prihvaćenog programa.
• Kongres osigurava ansamble uz koje je moguće prijaviti nastup, a to su Zagrebačka filharmonija, Simfonijski orkestar HRT, Orkestar Hrvatske vojske, Zagrebački solisti, Cantus ansambl za suvremenu glazbu, Duhački orkestar Muzičke akademije. Broj izvođača uz navedene ansamble je ograničen.
• Obzirom na ograničenu mogućnost nastupa uz orkestre ili ansamble, u prijavnici za takav nastup treba predložiti i alternativni program.
• Za nastup uz orkestar izvođač mora osigurati (snositi troškove za) orkestralni materijal osim u iznimnim slučajevima prema odluci Organizatora.
• Troškove izvedbenih prava (ZAMP) pokriva Organizator.
• Svi događaji na Kongresu se snimaju. Organizator ima pravo snimkama raspolagati prema potrebi i neograničeno bez financijske naknade izvođačima.
• Postoji mogućnost nastupa i na nekonvencionalnim prostorima i pozornicama širom grada. Ukoliko smatrate da je vaš program prikladan za takve nastupe, molimo označite na prijavnici.
• Organizator kongresa stupit će u kontakt s priređivačima kulturno umjetničkih događanja širom Hrvatske i ponuditi određene programe. U slučaju suradnje, bit će pokriveni svi troškovi nastupa (transport, smještaj, prehrana i drugo) osim honorara! Ukoliko pristajete na takvu mogućnost, molimo označite na prijavnici.
• Ukoliko je potrebno, organizator će pokušati osigurati nastup umjetničkog suradnika, pijanista, a također i drugih glazbenika. Organizator neće snositi nikakve troškove takvog angažmana.
• Organizator će osigurati tehničke uvjete u okviru svojih mogućnosti (koncertni klaviri, orgulje, udaraljke, razglas, projektori, projekcijska platna itd.). Ukoliko je za pojedini program potreban poseban najam opreme i/ili angažman dodatnog osoblja, Organizator će izvođaču, prema dobivenoj specifikaciji, predložiti visinu financijske naknade.
• Svi sudionici Kongresa su dužni voditi računa o svojim instrumentima i opremi. Oragnizator neće snositi troškove naknade za eventualne štete.
• Sudionici Kongresa sami osiguravaju i snose troškove putovanja, smještaja i prehrane. Na web stranicama Kongresa je ponuđena lista hotela s posebnim cijenama za ovu priliku.
• Sudionici Kongresa iz zemalja podložnih viznom režimu s Republikom Hrvatskom dužni su pravodobno obaviti sve potrebne formalnosti. Potrebne informacije dostupne su na web stranici Kongresa.
• ORGANIZATOR IZVOĐAČIMA PROGRAMA U OKVIRU KONGRESA NE ISPLAĆUJE NIKAKAV HONORAR

REGISTRACIJA ZA SUDJELOVANJE NA KONGRESU I PRIJAVA PROGRAMA

• Pasivni sudionici moraju se registrirati i uplatiti kotizaciju (Congress registration FEE).
• Registracija se vrši na formularu za online registraciju. Unutar istog formulara moguće je osigurati smještaj po posebnim uvjetima za sudionike kongresa.
• Aktivni sudionici, najprije ispunjavaju prijavnicu s prijedlogom programa.

PROCES PRIJAVE PRIJEDLOGA PROGRAMA

01 Ispuniti on-line prijavnicu za prijavu programa na stranicama Kongresa

02Nakon dobivenog identifikacijskog broja, prijavitelj je dužan do 31.10.2017. uplatiti 230,00 HRK nepovratno na račun Organizatora

03U istom roku na e-mail adresu This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. treba poslati svu traženu dokumentaciju: potvrdu o plaćanju, fotografiju, kratku biografiju izvođača ili grupe, popis informacija o svakom sudioniku u predloženom programu, kratke bilješke o programu, partituru kompozicije s orkestrom u pdf formatu (ukoliko se prijavljuje program uz ponuđene ansamble) te, po mogućnosti, link na «sample» snimku u slučaju premijerne izvedbe.

04Po obavijesti organizatora o prihvaćanju prijavljenog programa, registrirati se online na predviđenom formularu i uplatiti kotizaciju za Kongres.
Na istom formularu moguće je osigurati smještaj po posebnim uvjetima za sudionike kongresa.

VAŽNI DATUMI

01.09.2017. početak procesa zaprimanja prijedloga programa i procesa registracije za pasivne sudionike

31.10.2017. krajnji rok zaprimanja prijedloga programa

15.12.2017. objava prihvaćenih programa

31.01.2018. rok za registraciju s popustom (early birds)

31.05.2018. rok za registraciju aktivnih sudionika

06.07.2018. zatvaranje online registracija. Sve prijave nakon tog datuma biti će moguće na licu mjesta

KOTIZACIJE

SUDIONICI IZ HRVATSKE PLAĆAJU KUNSKU PROTUVRIJEDNOST NAVEDENIH IZNOSA ZA SVAKU POJEDINAČNU KATEGORIJU

REGISTRACIJA SUDIONIKA:

• Svaki sudionik (pasivni ili aktivni) mora biti pojedinačno registriran putem online aplikacije na službenoj stranici kongresa
• Aktivni sudionici prilikom registracije upisuju svoj ID kôd/kodoev pod kojim sudjeluju u programu/programima

PLAĆANJE KOTIZACIJE:

• Svaki sudionik kongresa uplaćuje kotizaciju ovisno o kategoriji kojoj pripada.
• Male grupe odnosno komorni ansambli mogu platiti kotizaciju pojedinačno (ukoliko pojedinci plaćaju sami) ili grupno (iznos kotizacije pomnožen s brojem članova)
• Velike grupe (petnaest ili više članova) moraju uplatiti zajedničku kotizaciju (iznos pojedinačne kotizacije pomnožen s brojem članova)
• Ukoliko pojedinac sudjeluje u različitim programima, plaća samo jednu kotizaciju, ali mora obavezno navesti ID kôd za svaki prijavljeni program.
• Troškovi bankovne transakcije nisu uključeni u navedene iznose, te ih uplatitelj podmiruje o svom trošku.

Svaki registrirani sudionik dobiva akreditaciju koja omogućuje pristup svim događanjima u organizaciji Kongresa (koncerti, izložbe, domjenak na dan otvaranja, torbu dobrodošlice, programsku knjižicu, majicu sa zaštitnim znakom Kongresa kao i razni reklamni materijal.

NAČIN PLAĆANJA

01PLAĆANJE PRIJAVE PROGRAMA - 230 KUNA

Plaćanje je potrebno izvršiti najkasnije do 31. listopada 2017. u kunama na račun tehničkog organizatora Spektar putovanja d.o.o.

• Bankovna uplata: – na žiro račun agencije Spektar putovanja, za XVIII WORLD SAXOPHONE CONGRESS , naziv uplatitelja, jedinstveni identifikacijski kôd sudionika u programu, poziv na broj 005/003/2018


  Broj žiro računa za uplate u kunama:

  Spektar putovanja d.o.o.

  ZAGREBACKA BANKA ZAGREB

  IBAN HR3923600001101441264

• Kreditna kartica offline: American Express, Diners, Visa, MasterCard

  Prilikom plaćanja kreditnom karticom offline preuzeti ćete offline obrazac za autorizaciju kreditne kartice. Ispunjeni obrazac šalje se mailom ili fax-om tehničkom organizatoru kongresa Spektar putovanja d.o.o.
• Troškovi bankovne transakcije nisu uključeni u navedene iznose, te ih uplatitelj podmiruje o svom trošku.
  
  

02NAČIN PLAĆANJA KOTIZACIJE I SMJEŠTAJA (opcionalno)

Plaćanje je potrebno izvršiti prema navedenim rokovima plaćanja u kunama na račun tehničkog organizatora Spektar putovanja d.o.o.

• Bankovna uplata – na žiro račun agencije Spektar putovanja, za XVIII WORLD SAXOPHONE CONGRESS, ime i prezime sudionika, jedinstveni identifikacijski kod te poziv na broj 005/003/2018


  Broj žiro računa za uplate u Kunama 

  Spektar putovanja d.o.o.

  ZAGREBACKA BANKA ZAGREB
  
IBAN HR3923600001101441264
• Kreditna kartica online: American Express, Diners, Visa, MasterCard, Maestro

  Prilikom online prijave na ovoj internet stranici i odabira plaćanja kreditnom karticom online, biti ćete preusmjereni na sigurnu i zaštićenu (enkriptiranu) T-com PayWay stranicu gdje će se obaviti online plaćanje
  Kreditna kartica offline: American Express, Diners, Visa, MasterCard

  Prilikom plaćanja kreditnom karticom offline preuzeti ćete offline obrazac za autorizaciju kreditne kartice. Ispunjeni obrazac šalje se mailom ili fax-om tehničkom organizatoru kongresa Spektar putovanja d.o.o.
• Troškovi bankovne transakcije nisu uključeni u navedene iznose, te ih uplatitelj podmiruje o svom trošku.

OTKAZIVANJE SUDJELOVANJA

• u slučaju otkazivanja sudjelovanja do 31.5.2018. bit će vraćen cjelokupni uplaćeni iznos umanjen za administrativne i bankovne troškove
• u slučaju otkazivanja do 30.6.2018.  bit će vraćeno 50% uplaćenog iznosa
• u slučaju otkazivanja nakon 1.7.2018.  nema povrata uplaćenog iznosa