GENERAL INFORMATION

• The XVIII. World Saxophone Congress is the meeting point of active (performers, professors, exhibitors, etc.) and passive (visitors, audience) participants.
• Active participation in the XVIII. World Saxophone Congress is open to professionals, students, amateurs, performers of all music styles, from classical to ethnic music...
• Applications for various modes of presentation are welcome, for performances with the symphonic orchestra, wind orchestra, chamber string orchestra, contemporary music ensemble, soloist and chamber performances, performances of larger ensembles, for lectures, workshops, presentations, etc.
• The number of programmes for application is not limited, and a separate application form needs to be filled in for every programme.
• The Artistic Committee of the Congress will review all submitted applications and, within organizational possibilities, define the venue and time where a particular accepted programme will be held.
• The Congress provides the ensembles for which you can apply to accompany you. These include Zagreb Philharmonic Orchestra, Croatian Radiotelevision Symphony Orchestra, Croatian Army Orchestra, Zagreb Soloists, Cantus
  Ensemble for Contemporary Music and the Wind Orchestra of the Academy of Music. The number of performers that can be accompanied by these ensembles is limited.
• Considering the limited opportunities for performing with orchestras or ensembles, an alternative programme should be proposed in the application form for such a performance
• For a performance with an orchestra, the performer shall provide for (bear expenses of) orchestra materials except in special cases according to the Organizer's decision.
• Expenses of performing rights prescribed by copyright protection service (ZAMP) shall be covered by the Organizer.
• All events at the Congress will be recorded. The Organizer is entitled to dispose of the recordings as necessary and without limitation and with no compensation paid to the performers.
• There is a possibility of performing at unconventional venues and stages around the city. If you consider your programme to be appropriate for such performances, please make a note in the application form.
• The Congress organizer will make contacts with the organizers of cultural and artistic events throughout Croatia and offer them certain programmes. In case of cooperation, all performance expenses (transport, accommodation, food, etc.) shall be covered, except the performing fee! If you agree to such an option, please make a note in the application form.
• If necessary, the organizer shall try to try to procure an artistic associate, pianist, as well as other musicians. The organizer shall not bear the expenses of such engagement.
• The organizer shall ensure technical requirements are met within its possibilities (concert pianos, organs, percussion instruments, PA system, projectors, projection screens, etc.). If a particular programme requires special equipment to be rented and/or additional staff to be hired, the Organizer shall propose to the performer, according to the obtained specification, the amount of the financial cost.
• All Congress participants shall be responsible for taking care of their instruments and equipment. The organizer shall not be responsible for potential damage.
• Congress participants shall personally secure and bear travel, accommodation and food costs. The webpage of the Congress lists the hotels with special prices for this occasion.
• Congress participants from countries subject to visa requirements for the Republic of Croatia should make all the necessary arrangements in time. Necessary information is available on the Congress webpage.
• THE ORGANIZER SHALL NOT PAY ANY FEES TO PROGRAMME PERFORMERS WITHIN THE CONGRESS

REGISTRATION FOR CONGRESS PARTICIPATION AND PROGRAMME APPLICATION

• Passive participants must register and pay the Congress registration FEE.
• Registration is done via an online registration form. Via the same form you can reserve accommodation at special prices for Congress participants.
• Active participants first fill in an application form with their programme proposal.

APPLICATION PROCEDURE FOR PROGRAMME PROPOSAL

01 Fill in THE on-line application form for programme participation on the Congress’ webpage

02 Upon receiving an identification number, the Applicant shall pay EUR 30.00 to the Organizer’s account before 31/10/2017.

03 Within the same deadline, send complete required documentation: payment confirmation, a photograph, performer’s or group’s short biography, a list of information about every participant in the proposed programme, a short note about the programme, a score for a composition accompanied by an orchestra in PDF (if a programme with offered ensembles is proposed) and, if possible, a link to a sample recording in case of a premiere to the following e-mail address: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

04After organizer’s reply accepting the programme applied, register online via a prepared form and pay the Congress fee.
Via the same form you can reserve accommodation at special prices for congress participants.

IMPORTANT DATES

01.09.2017 start date for sending programme proposals and registration procedure for passive participants

31.10.2017 end date for sending programme proposals

15.12.2017 announcement of accepted programmes

31.01.2018 deadline for early birds

31.05.2018 deadline for registration of active participants

06.07.2018 closing of online registrations. Any applications after this date will only be possible on the spot.

CONGRESS REGISTRATION FEE

PARTICIPANTS FROM CROATIA PAY KUNA COUNTER VALUE OF THE AMOUNTS SPECIFIIED FOR EACH CATEGORY

PARTICIPANT REGISTRATION:

• Each participant (passive or active) needs to be registered separately via an online application on the official webpage of the Congress
• At registration, active participants enter their ID code(s) under which they participate in the programme(s)

PAYMENT OF THE FEE:

• Each congress participant pays a fee depending on the category to which he/she belongs.
• Small groups, i.e. chamber ensembles can pay the fee separately (if individuals pay for themselves) or as a group (the amount of the fee multiplied by the number of members)
• Big groups (fifteen or more members) must pay a joint fee (the amount of individual fee multiplied by the number of members)
• If an individual takes part in various programmes, he/she pays a single fee, but must specify the ID code for each programme applied for.
• Costs of bank transfer are not included in the above amounts and they shall be borne by the payer.

Each registered participant gets a pass enabling their access to all events within the Congress (concerts, exhibitions, opening day banquet, welcome bag, programme, T-shirt with the Congress logo, as well as various advertising materials.

METHODS OF PAYMENT:

01 PAYMENT FOR PROGRAMME APPLICATION FEE – 30 EUR

Payment should be made until October 31^st 2017 in EUR, to the account of technical organizer Spektar putovanja d.o.o.

• Bank transfer - bank transfer should be made to Spektar putovanja d.o.o. Your unique ID code, full name of the payee and ref. number 005/003/2018 should be specified in the payment.
• Account information for payment in EUR:

  Spektar Putovanjad.o.o.

  ZAGREBACKA BANKA ZAGREB

  IBAN HR1323600001500395457

  SWIFT ZABA HR 2X
• Credit card offline payment: American Express, Diners, Visa, MasterCard  
  
For the credit card offline payment, please download the authorization form, which, after it has been filled in, should be sent by mail or fax to the technical organizer Spektar putovanja d.o.o.
• Bank service charges shall be paid by the participant.

01 PAYMENT FOR REGISTRATION FEE AND ACCOMMODATION (optional)

Payment should be done in advance, in EUR, to the account of technical organizer Spektar putovanja d.o.o.

• Bank transfer - bank transfer payment should be made to Spektar Putovanja d.o.o. The participant's full name, your unique ID code, full name of the payee and ref. number 005/003/2018 should be specified in the payment.
• Account information for payment in EUR:

  Spektar Putovanjad.o.o.

  ZAGREBACKA BANKA ZAGREB

  IBAN HR1323600001500395457

  SWIFT ZABA HR 2X
• Credit card online: American Express, Diners, Visa, MasterCard, Maestro

  For the credit card online payment you will be redirected to the protected and secure (encrypted) T-com PayWay web page, to finalize your payment
• Credit card offline: American Express, Diners, Visa, MasterCard
  
For the credit card offline payment, please download the authorization form, which, after being filled in, should be sent by mail or fax to the technical organizer Spektar putovanja d.o.o.
• Bank service charges shall be paid by the participant.

PARTICIPATION CANCELLATION

• In case of cancelling participation by 31/5/2018, full amount that was paid in will be refunded, minus the administrative and bank costs
• In case of cancellation by 30/6/2018, 50% of the amount paid will be refunded
• In case of cancellation after 1/7/2018, the amount paid will not be refunded

XVIII. SVJETSKI KONGRES SAKSOFONISTA

IZLOŽBA

MJESTO ODRŽAVANJA IZLOŽBE

1. Zgrada Muzičke akademije, Trg Maršala Tita 12
   Ograničeni broj soba veličina od 20 do 70m² i soba za testiranje predviđenih za VIP partnere, sponzore i sl., prema posebnom sporazumu/ugovoru.
2. Dvorana ADU, Frankopanska 22, 100m od zgrade MA
   Zajednički izložbeni prostor od cca. 400m²
   Izložbene jedinice cca. 2,5 x 2,5m (moguć najam više jedinica)
   Osim na licu mjesta, moguće je organizirati testiranje instrumenata i druge opreme prema posebnom rasporedu u zgradi MA

POSTAVLJANJE  I RASTAVLJANJE IZLOŽBE

Izložbene prostore je moguće urediti u ponedjeljak 9. srpnja poslijepodne od – do
Izložbeni prostori se moraju napustiti u subotu 14. srpnja najkasnije do 17.00 sati

DATUM I VRIJEME ODRŽAVANJA IZLOŽBE

10. do 14. srpnja 2018. godine

10. srpnja od 12.00 do 18.00
11. – 13. srpnja od 10.00 do 18.00
14. srpnja od 9.00 do 13.00

UVJETI SUDJELOVANJA NA IZLOŽBI

Rok prijave za izlagače je do ………………..

Izlagači smiju izlagati samo materijal vezan za Kongres (saksofon – naći formulaciju)

• Izlagač mora prilikom prijave najaviti što će izlagati i
• Na osnovu primljenih informacija Organizator će odlučiti o prihvaćanju prijave

DOPREMANJE I DOSTAVA IZLOŽBENOG MATERIJALA

- Izložbeni materijal poslan poštom može stizati nakon 25. lipnja 2018. na adresu:

XVIII svjetski kongres saksofonista
Muzička akademija
Trg maršala Tita 12
10000 Zagreb, HR

Na paketu moraju biti vidljivi ime i kontakt pošiljaoca te osobe koja ga može preuzeti
Paketi će biti bez otvaranja spremljeni na sigurnom mjestu dok ga ne preuzmu za to odgovorne osobe
Izlagačima koji dovoze izložbeni materijal vozilom bit će omogućeno vrijeme i prostor za iskrcavanje odn. ukrcavanje prema posebnom rasporedu
Organizator ne preuzima na sebe nikakvu odgovornost za oštećenu ili ukradenu robu i/ili opremu izlagača prije, za vrijeme i poslije Kongresa. Izlagač je dužan pokriti osiguranje svoje robe i/ili opreme.

Nakon prihvaćanja prijave, izlagač je dužan platiti iznos do tada i tada (način plaćanja u prijavnici). U slučaju otkazivanja do tada i tada iznos će biti vraćen u cijelosti umanjen za eventualne bankovne troškove i administrativne troškove. U slučaju otkazivanja nakon tada i tada bit će vraćeno samo toliko i toliko umanjeno za bankovne i administrativne troškove.

Svi sudionici Kongresa, izvođači, izlagači i drugi pristaju na video, audio i foto snimanja događanja na Kongresu. Organizator ima pravo koristiti taj materijal neograničeno, bez naknade izlagačima

Organizator će nakon zaključenih prijava objaviti nacrt rasporeda izložbenog prostora u dvorani u Frankopanskoj 22. VIP izlagačima će biti dodijeljeni prostori u skladu sa posebnim uvjetima izlaganja

Izložbeni prostor se sastoji od

• stola 140x70 (nije pogodan za instrumente, samo za pribor)
  ili 160x80
  ili 180x60
• stolaca
• priključka za struju, standardna 220 volti/50Hz mono
• WI-FI – to još moramo vidjeti na koji način….
• prostora za plakate

U radno vrijeme izložbe izlagači obvezno moraju biti prisutni uz svoj izložbeni prostor.
Izloženi materijal mora biti u skladu sa prijavom za izlaganje.
Reklamiranje bez posebne dozvole Organizatora nije dozvoljeno izvan izložbenog prostora.
Dozvoljeno je puštanje videa, fotografija i reklama na ekranu unutar izložbenog prostora ukoliko je to najavljeno u prijavi i ukoliko ne ometa druge izlagače

SIGURNOST

Za cijelo vrijeme trajanja izložbe u Frankopanskoj 22 bit će prisutni zaštitari svakodnevno 24 sata, a osoblje iz organizacije u radon vrijeme. Izlagačima će biti na zahtjev omogućeno da preko noći svoje izloške čuvaju u za to određenom i zaključanom prostoru u zgradi MA.

VIP izlagači koji će na raspolaganju imati posebnu sobu moći će ju zaključavati.
Zgrada MA je zatvorena od 22.00 do 7.00 ujutro.

ODGOVORNOST I OSIGURANJE

Oranizator ne preuzima nikakvu odgovornost za izloške tj. za materijalnu štetu, krađu i sl.
Izlagač na sebe preuzima sve vrste osiguranja

CJENIK

jedinica
dvije jedinice
tri jedinice
četiri
svaka daljnja jedinica

OPIS DJELATNOSTI IZLAGAČA I PROIZVODA/OPREME KOJU ŽELI IZLAGATI

napravite popis robe/opreme koju želite izložiti
priložite (pdf. jpg.) postera koji želite izložiti
opišite ili priložite (moramo vidjeti kako) video/foto radove koje želite prezentirati

tehnički zahtjevi:

• broj izložbenih jedinica odnosno izložbene površine
• broj stolova 160x80 ili 180x60 ili 140x70
• broj stolica
• broj stalaka za postere (ako ćemo imati)
• broj priključaka za struju
• posebna soba za testiranje u zgradi MA prema posebnom rasporedu

OTKAZIVANJE SUDJELOVANJA – CANCELLATION POLICY

u slučaju otkazivanja sudjelovanja do xxxx ( prije prijeloma knjižice – op.a. ) bit će vraćen cijeli iznos umanjen za administrativne i bankovne troškove

u slučaju otkazivanja od xxxx do xxxx dana prije Kongresa bit će vraćeno x% umanjeno za administrativne i bankovne troškove

nakon xxxx datuma nema refundacije

pristajemo na sve uvjete za sudjelovanje na izložbi u okviru Kongresa  (naći pravu formulaciju – sa Spektrom ću dogovoriti hoće li to biti klik ili već što)

OPĆE INFORMACIJE

XVIII svjetski kongres saksofonista je mjesto susreta aktivnih (izvođači, predavači, izlagači i sl.) i pasivnih (posjetitelji, slušatelji) sudionika.

• Aktivno sudjelovanje na XVIII. saksofonističkom kongresu otvoreno je za profesionalce, studente, amatere, izvođače svih glazbenih stilova, od klasike do etno glazbe....
• Dobrodošli su prijedlozi za razne vidove predstavljanja, za nastupe uz simfonijski orkestar, duhački orkestar, komorni gudački orkestar, ansambl suvremene glazbe, za solističke i komorne nastupe, za nastupe većih ansambala, za predavanja, radionice, prezentacije itd.
• Broj prijavljenih programa nije ograničen, a za svaki program potrebno je ispuniti posebnu prijavnicu.
• Umjetnički odbor Kongresa pregledat će sve pristigle prijave i u okviru organizacijskih mogućnosti definirati prostor i vrijeme održavanja pojedinog prihvaćenog programa.
• Kongres osigurava ansamble uz koje je moguće prijaviti nastup, a to su Zagrebačka filharmonija, Simfonijski orkestar HRT, Orkestar Hrvatske vojske, Zagrebački solisti, Cantus ansambl za suvremenu glazbu, Duhački orkestar Muzičke akademije. Broj izvođača uz navedene ansamble je ograničen.
• Obzirom na ograničenu mogućnost nastupa uz orkestre ili ansamble, u prijavnici za takav nastup treba predložiti i alternativni program.
• Za nastup uz orkestar izvođač mora osigurati (snositi troškove za) orkestralni materijal osim u iznimnim slučajevima prema odluci Organizatora.
• Troškove izvedbenih prava (ZAMP) pokriva Organizator.
• Svi događaji na Kongresu se snimaju. Organizator ima pravo snimkama raspolagati prema potrebi i neograničeno bez financijske naknade izvođačima.
• Postoji mogućnost nastupa i na nekonvencionalnim prostorima i pozornicama širom grada. Ukoliko smatrate da je vaš program prikladan za takve nastupe, molimo označite na prijavnici.
• Organizator kongresa stupit će u kontakt s priređivačima kulturno umjetničkih događanja širom Hrvatske i ponuditi određene programe. U slučaju suradnje, bit će pokriveni svi troškovi nastupa (transport, smještaj, prehrana i drugo) osim honorara! Ukoliko pristajete na takvu mogućnost, molimo označite na prijavnici.
• Ukoliko je potrebno, organizator će pokušati osigurati nastup umjetničkog suradnika, pijanista, a također i drugih glazbenika. Organizator neće snositi nikakve troškove takvog angažmana.
• Organizator će osigurati tehničke uvjete u okviru svojih mogućnosti (koncertni klaviri, orgulje, udaraljke, razglas, projektori, projekcijska platna itd.). Ukoliko je za pojedini program potreban poseban najam opreme i/ili angažman dodatnog osoblja, Organizator će izvođaču, prema dobivenoj specifikaciji, predložiti visinu financijske naknade.
• Svi sudionici Kongresa su dužni voditi računa o svojim instrumentima i opremi. Oragnizator neće snositi troškove naknade za eventualne štete.
• Sudionici Kongresa sami osiguravaju i snose troškove putovanja, smještaja i prehrane. Na web stranicama Kongresa je ponuđena lista hotela s posebnim cijenama za ovu priliku.
• Sudionici Kongresa iz zemalja podložnih viznom režimu s Republikom Hrvatskom dužni su pravodobno obaviti sve potrebne formalnosti. Potrebne informacije dostupne su na web stranici Kongresa.
• ORGANIZATOR IZVOĐAČIMA PROGRAMA U OKVIRU KONGRESA NE ISPLAĆUJE NIKAKAV HONORAR

REGISTRACIJA ZA SUDJELOVANJE NA KONGRESU I PRIJAVA PROGRAMA

• Pasivni sudionici moraju se registrirati i uplatiti kotizaciju (Congress registration FEE).
• Registracija se vrši na formularu za online registraciju. Unutar istog formulara moguće je osigurati smještaj po posebnim uvjetima za sudionike kongresa.
• Aktivni sudionici, najprije ispunjavaju prijavnicu s prijedlogom programa.

PROCES PRIJAVE PRIJEDLOGA PROGRAMA

01 Ispuniti on-line prijavnicu za prijavu programa na stranicama Kongresa

02Nakon dobivenog identifikacijskog broja, prijavitelj je dužan do 31.10.2017. uplatiti 230,00 HRK nepovratno na račun Organizatora

03U istom roku na e-mail adresu This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. treba poslati svu traženu dokumentaciju: potvrdu o plaćanju, fotografiju, kratku biografiju izvođača ili grupe, popis informacija o svakom sudioniku u predloženom programu, kratke bilješke o programu, partituru kompozicije s orkestrom u pdf formatu (ukoliko se prijavljuje program uz ponuđene ansamble) te, po mogućnosti, link na «sample» snimku u slučaju premijerne izvedbe.

04Po obavijesti organizatora o prihvaćanju prijavljenog programa, registrirati se online na predviđenom formularu i uplatiti kotizaciju za Kongres.
Na istom formularu moguće je osigurati smještaj po posebnim uvjetima za sudionike kongresa.

VAŽNI DATUMI

01.09.2017. početak procesa zaprimanja prijedloga programa i procesa registracije za pasivne sudionike

31.10.2017. krajnji rok zaprimanja prijedloga programa

15.12.2017. objava prihvaćenih programa

31.01.2018. rok za registraciju s popustom (early birds)

31.05.2018. rok za registraciju aktivnih sudionika

06.07.2018. zatvaranje online registracija. Sve prijave nakon tog datuma biti će moguće na licu mjesta

KOTIZACIJE

SUDIONICI IZ HRVATSKE PLAĆAJU KUNSKU PROTUVRIJEDNOST NAVEDENIH IZNOSA ZA SVAKU POJEDINAČNU KATEGORIJU

REGISTRACIJA SUDIONIKA:

• Svaki sudionik (pasivni ili aktivni) mora biti pojedinačno registriran putem online aplikacije na službenoj stranici kongresa
• Aktivni sudionici prilikom registracije upisuju svoj ID kôd/kodoev pod kojim sudjeluju u programu/programima

PLAĆANJE KOTIZACIJE:

• Svaki sudionik kongresa uplaćuje kotizaciju ovisno o kategoriji kojoj pripada.
• Male grupe odnosno komorni ansambli mogu platiti kotizaciju pojedinačno (ukoliko pojedinci plaćaju sami) ili grupno (iznos kotizacije pomnožen s brojem članova)
• Velike grupe (petnaest ili više članova) moraju uplatiti zajedničku kotizaciju (iznos pojedinačne kotizacije pomnožen s brojem članova)
• Ukoliko pojedinac sudjeluje u različitim programima, plaća samo jednu kotizaciju, ali mora obavezno navesti ID kôd za svaki prijavljeni program.
• Troškovi bankovne transakcije nisu uključeni u navedene iznose, te ih uplatitelj podmiruje o svom trošku.

Svaki registrirani sudionik dobiva akreditaciju koja omogućuje pristup svim događanjima u organizaciji Kongresa (koncerti, izložbe, domjenak na dan otvaranja, torbu dobrodošlice, programsku knjižicu, majicu sa zaštitnim znakom Kongresa kao i razni reklamni materijal.

NAČIN PLAĆANJA

01PLAĆANJE PRIJAVE PROGRAMA - 230 KUNA

Plaćanje je potrebno izvršiti najkasnije do 31. listopada 2017. u kunama na račun tehničkog organizatora Spektar putovanja d.o.o.

• Bankovna uplata: – na žiro račun agencije Spektar putovanja, za XVIII WORLD SAXOPHONE CONGRESS , naziv uplatitelja, jedinstveni identifikacijski kôd sudionika u programu, poziv na broj 005/003/2018


  Broj žiro računa za uplate u kunama:

  Spektar putovanja d.o.o.

  ZAGREBACKA BANKA ZAGREB

  IBAN HR3923600001101441264

• Kreditna kartica offline: American Express, Diners, Visa, MasterCard

  Prilikom plaćanja kreditnom karticom offline preuzeti ćete offline obrazac za autorizaciju kreditne kartice. Ispunjeni obrazac šalje se mailom ili fax-om tehničkom organizatoru kongresa Spektar putovanja d.o.o.
• Troškovi bankovne transakcije nisu uključeni u navedene iznose, te ih uplatitelj podmiruje o svom trošku.
  
  

02NAČIN PLAĆANJA KOTIZACIJE I SMJEŠTAJA (opcionalno)

Plaćanje je potrebno izvršiti prema navedenim rokovima plaćanja u kunama na račun tehničkog organizatora Spektar putovanja d.o.o.

• Bankovna uplata – na žiro račun agencije Spektar putovanja, za XVIII WORLD SAXOPHONE CONGRESS, ime i prezime sudionika, jedinstveni identifikacijski kod te poziv na broj 005/003/2018


  Broj žiro računa za uplate u Kunama 

  Spektar putovanja d.o.o.

  ZAGREBACKA BANKA ZAGREB
  
IBAN HR3923600001101441264
• Kreditna kartica online: American Express, Diners, Visa, MasterCard, Maestro

  Prilikom online prijave na ovoj internet stranici i odabira plaćanja kreditnom karticom online, biti ćete preusmjereni na sigurnu i zaštićenu (enkriptiranu) T-com PayWay stranicu gdje će se obaviti online plaćanje
  Kreditna kartica offline: American Express, Diners, Visa, MasterCard

  Prilikom plaćanja kreditnom karticom offline preuzeti ćete offline obrazac za autorizaciju kreditne kartice. Ispunjeni obrazac šalje se mailom ili fax-om tehničkom organizatoru kongresa Spektar putovanja d.o.o.
• Troškovi bankovne transakcije nisu uključeni u navedene iznose, te ih uplatitelj podmiruje o svom trošku.

OTKAZIVANJE SUDJELOVANJA

• u slučaju otkazivanja sudjelovanja do 31.5.2018. bit će vraćen cjelokupni uplaćeni iznos umanjen za administrativne i bankovne troškove
• u slučaju otkazivanja do 30.6.2018.  bit će vraćeno 50% uplaćenog iznosa
• u slučaju otkazivanja nakon 1.7.2018.  nema povrata uplaćenog iznosa